Autonumeración con reseteo anual en SharePoint

Por ponernos en situación. Un cliente nos pidió un sistema donde sus usuarios hicieran una solicitud y SharePoint le autoasignará un número único.

Hasta aquí todo bien, pues podemos utilizar la columna ID, propia de cualquier lista o biblioteca de SharePoint. Pero querían que el 1 de enero se reiniciará dicho indice. Además querían que el número asignado, se correspondiera a Número-Año, por ejemplo 289-2013.

Para esto, vamos a utilizar algo que ya he comentado en otra entrada anterior:
http://sharepointyamigos.blogspot.com.es/2013/04/uso-de-listas-auxiliares-en-flujos-de.html
Es decir, vamos a utilizar una lista auxiliar, para llevar el conteo del elemento en el que vamos.

Tendremos nuestra lista de recepción (Solicitudes), con tres campos a rellenar por los solicitantes:
Título, Descripción y Área.
También tendrá un campo de una línea de texto oculto llamado Número de solicitud y otro calculado, llamado Año.

Para ocultar una columna bastará con entrar en la administración de la lista:

Una vez dentro, iremos a la columna Configuración general y seleccionaremos la opción Configuración avanzada:

Lo primero que nos preguntarán en la Configuración avanzada, es si deseamos permitir la administración de tipos de contenido. Responderemos que Sí:

Esto nos habilitará la opción de gestionar las columnas, en la zona Tipos de contenido:

Sí hacemos clic sobre nuestro Tipo de contenido, podremos ver las columnas que lo forman y su Estado:

 Al hacer clic en la columna Número de solicitud, podremos cambiar su Estado a Oculta:

La columna Año, en cambio será una columna calculada de tipo Número, a la que le asignaremos el año asociado al año de creación de la solicitud:

Y nuestra lista auxiliar (Contador) constará de dos campos. Año y Último número. En nuestro caso, ambos serán de tipo número.

Deberemos rellenar nuestra lista con elementos de la forma:

Esta lista nos servirá para que el flujo lanzado por la creación de un elemento en la lista Solicitudes, venga a esta lista, busque la entrada que coincida con el año actual, recoja el número de Solicitudes creadas para este año y lo incremente en uno y lo guarde de nuevo en la lista Contador.

Todo ello, lo haremos creando un flujo asociado a la lista Solicitudes:

Lo primero que haremos será seleccionar la Acción de Realizar el cálculo:

Primero definiremos que es lo que queremos sumar, en nuestro caso será el valor del campo Último Número de la entrada cuyo Año coincide con nuestro Año actual (obtenido en la columna calculada de Solicitudes):

SharePoint Designer nos advertirá de que puede darse que haya varios elementos que cumplan dicha condición de búsqueda, pero no tenemos nada que temer, ya que nosotros hemos definido un único elemento por cada año en la lista Contador:

Lo siguiente que haremos será sumarle 1 y guardarlo en una variable del flujo:

Lo último que nos queda es guardar ese número calculado en la variable en nuestra lista auxiliar. Para que así el valor de Último Número recoja nuestra ejecución:

También deberemos guardar el número asignado en la lista Solicitudes en el campo Número de solicitud, pero para ello, lo guardaremos ya con el formato deseado Número-Año, para ello utilizaremos una Cadena dinámica:

Ya sólo nos queda guardar el Número de solicitud en el elemento:

Adicionalmente, nos pidieron que se le notificará al peticionario vía correo electrónico, por eso añadimos un nuevo paso donde incluíamos este valor:

Tras todo este proceso, tendremos almacenado en nuestra lista de Solicitudes, la solicitud, con su Número de solicitud correspondiente y tendremos una lista de control, que nos permitirá saber cuantas peticiones hemos recibido cada año.