Uso de listas auxiliares en flujos de trabajo

En esta entrada, lo que voy a comentar es una manera de trabajar con listas y flujos de trabajos. No es una característica propia de SharePoint.

Imaginemos que hemos creado una lista para recoger peticiones de un departamento. Ese departamento a su vez, esta dividido en 12 áreas. Y en función del área, el flujo enviará un correo a una dirección diferente.

Lo sencillo es pensar, en hacer el flujo con 12 condiciones y 12 correos, marcando para cada área su destinatario:

Esto es una solución valida, hasta el momento que cambie el nombre del área, cambie el correo de la persona responsable del área y/o se añadan nuevas áreas. En el cual, se deberá tocar el flujo y deberemos tener una persona con conocimientos para ello.

Pues imaginaros un caso con 57 áreas, que cada cuatro años cambian los responsables de cada área y encima renombran las áreas. Pues bien, ese es mi caso.

Solución: Crear una lista auxiliar (la llamaré Parametros), donde recoger todos los valores de área y correo asociado. Con esto conseguimos que un usuario sin conocimientos de SharePoint, pueda administrar los contactos.

Centrando el caso, tenemos una lista de incidencias, donde se dan de alta la incidencia, la descripción y el área:

En otra lista (Parametros) con dos campos (en este caso), el área y el correo electrónico del responsable. Y esta lista tendrá tantos elementos como áreas tengamos.

Y lo que haremos con el flujo de trabajo, será que para cada elemento que se cree en la lista de incidencias, se lanzará el flujo que irá a buscar en la segunda lista el correo asociado para el área seleccionada.

Para ello, bastará con insertar la acción Enviar correo electrónico y en el Para haremos una Búsqueda de flujo de trabajo.

Cuando nos pida los Detalles de la búsqueda, NO elegiremos el elemento actual, sino que iremos a buscar en la lista Parametros, el campo correo electrónico. Esto hará que nos pida que definamos Buscar el elemento de la lista, esto quiere decir, que definamos que elementos de Parametros, queremos buscar. En este caso el que su área, coincide con el área de la incidencia que ha lanzado el flujo:

Al ir aceptando y cerrando todas las ventanas, de la captura anterior, nos saldrá un mensaje que nos dirá:

Podemos estar tranquilos y darle a Sí, ya que en la lista Parametros sólo habrá un área que cumpla la condición.